Privacyreglement Kick your Habits

Privacyreglement

Binnen onze specialistische hulp, met onze professionele begeleiding verwerkt Kick Your Habits uw gegevens ten behoeve van goede zorg en hulpverlening.

Kick Your Habits vindt het van het uiterste belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens, waarbij uw privacyrechten optimaal zijn gewaarborgd.

In deze privacyverklaring staat omschreven hoe Kick Your Habits omgaat met persoonsgegevens, welke rechten u heeft en met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie.

Kick Your Habits doet haar uiterste best om persoonsgegevens zorgvuldig te bewaren en uw privacy te beschermen zodat onbevoegden geen toegang hebben tot de gegevens. Uw zorgverlener -en eventueel andere zorgverleners die betrokken zijn bij uw behandeling- hebben toegang tot de gegevens in uw dossier die noodzakelijk zijn voor een optimale behandeling. Alle zorgverleners hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die het mogelijk maken om u te identificeren. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan uw naam, adres, geboortedatum en BSN. Hieronder vallen ook uw medische gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Kick Your Habits?

Kick Your Habits verwerkt gegevens van cliënten die zich voor een intake en/of behandeling tot ons wenden. Zodra u op een van onze locaties komt of een afspraak inplant noteren wij uw naam, adres en telefoonnummer. Tevens zijn wij wettelijk verplicht om uw BSN te noteren en uw identiteit te controleren aan de hand van uw legitimatiebewijs. Daarnaast verwerkt Kick Your Habits ook gegevens over uw gezondheid.

3. Waarvoor gebruikt Kick Your Habits uw gegevens?

+ Voor het uitvoeren van de intake en/of behandeling

De gegevens die Kick Your Habits van u verwerkt, zijn primair bedoeld om de behandeling waarvoor u zich tot Kick Your Habits heeft gewend, te kunnen uitvoeren. Dat betekent dat Kick Your Habits die gegevens verwerkt die nodig zijn om u goede zorg daaromheen te kunnen bieden.

Daarnaast zal Kick Your Habits gegevens van u verwerken om te beoordelen of zorg bij ons geïndiceerd is. Dat betekent dat Kick Your Habits die gegevens verwerkt die nodig zijn om te beoordelen of de behandeling aansluit bij uw hulpvraag.

+ Voor het informeren van andere zorgverleners binnen of buiten Kick Your Habits

De gegevens uit uw dossier gebruiken wij voor het informeren van andere zorgverleners binnen of buiten Kick Your Habits (huisarts/verwijzers). Voor het informeren van andere zorgverleners zal Kick Your Habits altijd om uw toestemming vragen.

+Ter verbetering van de kwaliteit van de hulpverlening die wij aanbieden

Wij gebruiken uw gegevens tevens voor besprekingen, onderzoeken en registraties die de kwaliteit van onze hulpverlening dienen te verbeteren.

+ Ten behoeve van een financiële administratie

Onderdeel van het verlenen van hulpverlening en service is ook het kunnen voeren van een financiële administratie door Kick Your Habits, zodat de verleende hulpverlening ook op de juiste wijze wordt vergoed en gefactureerd.

+ Om contact met u op te nemen

Kick Your Habits verwerkt persoonsgegevens om contact op te kunnen nemen indien er een vraag is gesteld per e-mail of via de telefoon.

4. Uitgangspunten bij het verzamelen van persoonsgegevens

Kick Your Habits verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de bovenstaande geformuleerde doeleinden. Op het moment dat het nodig is dat uw persoonsgegevens voor een ander doel worden gebruikt, dan zal Kick Your Habits u hierover van tevoren informeren.

Op dat moment kun u aangeven of u hiervoor toestemming geeft of hiertegen bewaar maakt. Deze toestemming zal Kick Your Habits vastleggen in uw persoonlijke dossier. U kunt te allen tijde uw gegeven toestemming intrekken, dit zal geen gevolgen hebben voor de zorg en/of behandeling bij Kick Your Habits.

Toestemming is niet nodig indien de gegevens anoniem worden gebruikt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het gebruik van diverse registraties die noodzakelijk zijn om de kwaliteit te kunnen meten, resultaten te kunnen vergelijken en verantwoording af te leggen naar verzekeraars en overheid. Al deze gegevens zijn niet terug te voeren naar een herkenbaar persoon: ze blijven anoniem.

Kick Your Habits vindt het tevens van belang dat er niet onnodig en teveel persoonsgegevens van u worden verzameld. Om die reden worden alleen die gegevens gevraagd, die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de zorgverlening van Kick Your Habits en noodzakelijk zijn om uw vraag te beantwoorden.

5. Waar worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden vastgelegd in een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) om een goede behandeling mogelijk te maken, dit is overigens ook een wettelijke plicht. In het EPD worden de belangrijkste gegevens genoteerd over uw gezondheidstoestand en gegevens over verrichte onderzoeken en behandelingen. Ook worden relevante gegevens van uw huisarts en/of gegevens van (eerdere) onderzoeken en behandelingen van elders bewaard in dit EPD.

6. Inzage tot uw persoonsgegevens

U heeft het recht om aan Kick Your Habits te vragen welke persoonsgegevens Kick Your Habits precies van u verwerkt.

U kunt daartoe een verzoek doen om inzage tot deze persoonsgegevens of Kick Your Habits verzoeken om een kopie van deze gegevens aan u te verstrekken. Aan het verstrekken van een eerste kopie zijn geen kosten verbonden. Mocht u nogmaals om een kopie vragen van de gegevens die al aan u zijn verstrekt, dan kan Kick Your Habits hiervoor een bedrag in rekening brengen.

U kunt aan uw behandelaar vragen om inzage in de gegevens die zijn opgeslagen in het Elektronisch Patiënten Dossier.

U kunt ook vragen om een kopie van uw medisch dossier. Dit verzoek kunt u schriftelijk indienen en vervolgens toesturen aan Kick Your Habits t.a.v. de directie.

Kick Your Habits neemt dan zo spoedig mogelijk uw verzoek tot inzage in behandeling en uiterlijk binnen 4 weken na binnenkomst van uw verzoek, zal Kick Your Habits schriftelijk reageren.

Op het moment dat u een verzoek doet aan Kick Your Habits, zal Kick Your Habits u ter identificatie vragen om vast te stellen dat u de persoon bent die in onze bestanden staat.

Kick Your Habits laat naar aanleiding van uw verzoek weten:

• of Kick Your Habits uw persoonsgegevens gebruikt, en zo ja:
  – om welke gegevens het gaat;
  – wat het doel is van het gebruik;
  – aan wie Kick Your Habits de gegevens eventueel verstrekt;
  – wat de herkomst is van de gegevens, indien bekend.

Als u niet in de bestanden van Kick Your Habits staat opgenomen, zal Kick Your Habits u dat schriftelijk laten weten en de gegevens die u aan ons heeft verstrekt, direct verwijderen.

7. Correctie, beperking en verwijdering

U kunt Kick Your Habits verzoeken uw gegevens te corrigeren. Wilt u bijvoorbeeld post van Kick Your Habits of andere (digitale) correspondentie op een ander adres ontvangen, dan kunt u een verzoek doen ter correctie van deze gegevens. Is uw achternaam gewijzigd? Dan kunt u een verzoek doen ter aanpassing van uw gegevens.

Verder kunt u Kick Your Habits verzoeken gegevens aan te passen, mochten deze onverhoopt onjuist of onvolledig blijken te zijn. Kick Your Habits zal uw gegevens direct aanpassen.

Ten aanzien van uw medisch dossier geldt hierbij dat u kan verzoeken om feitelijke onjuistheden (bijvoorbeeld uw naam of geboortedatum) te corrigeren. Voor het overige kunt u een aanvulling geven op de gegevens in uw dossier. Deze verklaring kan dan worden toegevoegd aan de gegevens die zijn opgeslagen.

U kunt uw behandelaar vragen om een correctie of aanvulling op uw dossier.

+ Beperking

Als het onduidelijk is of uw gegevens verder gebruikt mogen worden in het kader van de activiteiten van Kick Your Habits of de gegevens zijn onvolledig, kunt u gedurende die periode aan Kick Your Habits vragen om het gebruik van de gegevens te beperken.

+ Verwijdering

Het kan ook zijn dat u uw persoonsgegevens definitief niet opgenomen wilt hebben in de bestanden van Kick Your Habits. U heeft het recht een verzoek aan Kick Your Habits te richten om deze gegevens te verwijderen.

Ten aanzien van uw medisch dossier geldt hierop een aantal uitzonderingen. Indien u verzoekt om vernietiging van uw medisch dossier of een deel hiervan geldt dat als het gegevens betreft waarvoor een wettelijke plicht bestaat deze te bewaren of indien het om gegevens gaat die voor derden van belang zijn, Kick Your Habits dit verzoek niet in kan willigen. In verband met de regels van de zorgverzekeraars en de belastingdienst kunnen niet al uw gegevens worden vernietigd.

Kick Your Habits zal, indien zij uw verzoek kan inwilligen, overgaan tot het verwijderen van uw gegevens. De kosten bedragen €270,-. Meer informatie over de procedure sturen wij u op verzoek in een apart document.

U kunt een verzoek om vernietiging van uw dossier indienen door een brief te richten aan het onderaan deze privacyverklaring genoemde adres, ter attentie van de directie van Kick Your Habits.

Naar aanleiding van uw verzoek ontvangt u een bevestiging van het feit dat Kick Your Habits uw verzoek in behandeling heeft genomen en welk gevolg Kick Your Habits daaraan zal geven.

8. Overdracht van uw gegevens

U kunt Kick Your Habits ook verzoeken uw gegevens over te dragen aan een andere zorgverlener. Kick Your Habits zal dan contact zoeken met deze zorgverlener en uw medisch dossier doorsturen aan uw nieuwe zorgverlener.

9. Bezwaar

Heeft u bezwaren tegen het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan kunt u bezwaar maken.

Indien u bezwaar maakt, zal Kick Your Habits na bezwaar uw persoonsgegevens tijdelijk niet meer verwerken, totdat er op het bezwaar beslist is.

U kunt bezwaar maken door een brief te richten aan het onderaan deze privacyverklaring genoemde adres, ter attentie van de Functionaris gegevensbescherming van Kick Your Habits of door een mail te sturen aan: info@kickyourhabits.nl.

10. Bewaren van uw gegevens

Kick Your Habits bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Dat betekent dat uw persoonsgegevens alleen worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de hulpverlening van Kick Your Habits.

Verder heeft Kick Your Habits concrete termijnen vastgesteld hoe lang welke gegevens worden bewaard. Aan het einde van deze concrete termijnen worden de gegevens verwijderd.

Uw medische gegevens worden in beginsel bewaard voor een termijn van 15 jaar. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen mogen de gegevens langer worden bewaard dan deze termijn.

Kick Your Habits is ook gebonden aan andere wettelijke bewaartermijnen. Dat zijn bewaartermijnen die bijvoorbeeld uit hoofde van fiscale regelgeving voor Kick Your Habits van toepassing zijn, dan wel uit een andere wettelijke regeling volgen. Aan het einde van deze wettelijke termijnen worden de gegevens verwijderd.

11. Klachten en verzoeken

Naast het uitoefenen van wettelijke rechten, zoals hiervoor genoemd, kunt u te allen tijde een klacht indienen of een verzoek om informatie doen aan de Functionaris Gegevensbescherming van Kick Your Habits wanneer u een klacht heeft over de omgang met uw gegevens of vragen heeft over deze privacyverklaring en hoe Kick Your Habits omgaat met uw gegevens.

Indien u een klacht in wilt dienen bij de Functionaris gegevensbescherming kunt u een brief richten naar onderstaand adres ter attentie van de Functionaris Gegevensbescherming of u kunt een e-mail sturen aan: info@kickyourhabits.nl t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie daarover vindt u op de website van de Autoriteit.

12. Datalekken

Kick Your Habits heeft actief beleid op het gebied van het signaleren en opvolgen van eventuele datalekken en beveiligingsincidenten.

Als onderdeel van het informatiebeveiligingsbeleid is er een protocol ingesteld om tijdig opvolging te kunnen geven aan signalen van mogelijke datalekken en beveiligingsincidenten. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de veiligheid en bescherming van persoonsgegevens zo veel als mogelijk wordt gegarandeerd en dat betrokken partijen op tijd op de hoogte worden gesteld.

Natuurlijk stelt Kick Your Habits alles in het werk om datalekken en andere beveiligingsincidenten te voorkomen en heeft daarvoor passende technische en organisatorische maatregelen genomen.

13. Beveiliging

Als onderdeel van de passende technische en organisatorische maatregelen heeft Kick Your Habits principes en richtlijnen geformuleerd en verschillende beschermingsniveaus afgesproken om informatie en persoonsgegevens te beschermen. Zo worden systemen van Kick Your Habits zodanig ingericht dat er standaard een passend beveiligingsniveau van toepassing is. Het uitgangspunt hierbij is dat processen, systemen en eventuele betrokken derde partijen zoveel mogelijk de veiligheid en integriteit van gegevens waarborgen, waaronder ook jouw persoonsgegevens.

Als derde partijen persoonsgegevens voor Kick Your Habits verwerken, dan maakt Kick Your Habits met deze partijen op basis van een zogenaamde verwerkersovereenkomst afspraken over de beveiliging van jouw gegevens.

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan in de loop van tijd wijzigen. Op het moment dat de doeleinden van het verwerken van uw persoonsgegevens wijzigen, zal Kick Your Habits u daarvan op de hoogte brengen en indien nodig om toestemming vragen. Indien andere onderdelen van deze privacyverklaring zijn gewijzigd, dan wordt u op deze website of persoonlijk daarover geïnformeerd.

15. Algemene contactgegevens

Kick Your Habits B.V. Cornelis Krusemanstraat 75 B 1075 NJ Amsterdam

Telefoon: 020 – 737 088 7 E-mail: info@kickyourhabits.nl